ANALISIS dan PRINSIP MAJUNYA PRODUK TOYOTA ('AZMI)

 Manajemen 1

Sebagaimana telah diketahui bahwa produk dari Toyota tetap setia berada di papan teratas sebagai leader di dunia bisnis. Dengan TOYOTA WAY-nya, tak dipungkiri telah banyak membuka wawasan kita tentang pentingnya continuous improvement dan respect to people sebagai dua pilar utama sistem manufaktur modern.

            Toyota pertama kali menjadi perhatian dunia dengan kualitas dan efisiensi yang istimewa. mobil-mobil dari jepang bertahan lebih lama dibandingkan dengan mobil-mobil buatan amerika. Yang lebih istimewa dari Toyota yaitu dalam perancangan dan pembuatan produk mobil-mobil memiliki konsistensi pada proses produk yang bagus.

            Toyota merancang produknya lebih cepat, dengan tingkat kehandalan yang lebih tinggi tetapi dengan biaya yang kompetitif, meskipun biaya pekerja upah pekerja Jepang yang relatif tinggi. Permasalahan dan kelemahan yang tampak di dalam Toyota segera diselesaikan dengan cepat. Tingkat penjualan produk Toyota saat ini mencapai enam juta tiap tahun di 170 negara. Apalagi di krisis global kemarin. Saham dari perusahaan Toyota menunjukkan kenaikan, padahal perusahaan kompetitor lain sahamnya pada turun semua. Kondisi ini tidak terlepas dari prinsip “Toyota Ways” yang diterapkan di perusahaan Toyota.

            Terdapat 14 prinsip dari Toyota Way yang membuat produk ini dapat mencapai kesuksesan di dalam dunia perbisnisan. Buku yang berjudul “The Toyota Way”, karya monumental Prof. Jeffrey K. Liker, menjelaskan tentang 14 prinsip dari Toyota Way. 

Ø  14 Prinsip  itu antara lain :

Bagian I: FILOSOFI JANGKA PANJANG

Prinsip 1. Dasarkan keputusan manajemen anda pada filosofi jangka panjang, bahkan bila harus mengorbankan tujuan keuangan jangka pendek

©      Miliki misi filosofis yang menggantikan pengambilan keputusan jangka pendek. Bekerja, tumbuh, dan selaraskan seluruh organiasasi untuk mencapai sasaran bersama yang lebih besar dari sekedar menghasilkan uang. Pahami tempat dalam sejarah perusahaan dan bekerja untuk membawa perusahaan ke tingkat yang lebih tinggi. Misi filosofis kita merupakan dasar bagi semua prinsip-prinsip lainnya.

©      Ciptakan nilai bagi pelanggan, masyarakat, dan perekonomian, ini adalah titik awal kita. Evaluasi kemampuan setiap fungsi dalam perusahaan untuk meraih hal ini.

©      Bertanggung jawablah dan usahakan memutuskan nasib kita sendiri. Bertindak secara mandiri dan percaya pada kemampuan sendiri. Terima tanggung jawab atas tindakan dan pelihara dan tingkatkan keterampilan yang memungkinkan kita menambah nilai.

Bagian II: PROSES YANG BENAR AKAN MEMBERIKAN HASIL YANG BENAR

Prinsip 2. Ciptakan proses yang mengalir secara kontinu ntuk mengangkat permasalahan ke permukaan.

J  Desain ulang proses kerja agar mengalir secara bertahap dan memberi nilai tambah yang tinggi. Usahakan untuk menghilangkan waktu kosong dalam setiap proses kerja atau menunggu seseorang untuk mengerjakannya.

J  Ciptakan aliran untuk menggerakkan material dan informasi dengan cepat serta mengaitkan proses dan orang agar menjadi satu kesatuan sehingga masalah dapat segera diangkat ke permukaan.

J  Buat proses yang mengalir menjadi kenyataan sebagai bagian budaya organisasi kita. Ini adalah kunci untuk peningkatan berkesinambungan yang sebenar-benarnya dan untuk pengembangan karyawan.

Prinsip 3. Gunakan sistem “tarik” untuk menghindari produksi berlebih.

       Berilah pelayanan terhadap pelanggan pada proses berikutnya dalam proses produksi dengan apa yang mereka inginkan, pada saat yang mereka inginkan, dan dalam jumlah yang mereka inginkan. Pengisian kembali material yang dipicu oleh pemakaian adalah prinsip Just in Time.

       Minimalkan barang dalam proses (WIP) dan gudang persediaan dengan menyimpan sejumlah kecil dari masing-masing produk dan dengan sering mengisi ulang berdasarkan apa yang benar-benar diambil oleh pelanggan.

       Tanggapan terhadap pergeseran permintaan pelanggan dari hari ke hari daripada bergantung pada jadwal komputer dan sistem untuk menelusuri persediaan yang mubadzir.

Prinsip 4. Ratakan beban kerja (heijunka). (Bekerjalah seperti kura-kura dan tidak seperti kelinci).

ª       Menghilangkan pemborosan hanya sepertiga dari persamaan untuk membuat cenderung berhasil. Menghilangkan kelebihan beban dari orang dan peralatan dan menghilangkan ketidakrataan dalam jadwal produksi juga sama pentingnya, tapi hal ini biasanya tidak dipahami oleh perusahaan-perusahaan yang berusaha untuk mengimplementasikan prinsipnya.

ª       Bekerja untuk meratakan beban kerja dari semua proses manufaktur dan jasa sebagai cara alternatif dari pendekatan berhenti atau jalan dalam mengerjakan proyek dalam batch yang umumnya masih terjadi di sebagian besar perusahaan.

Prinsip 5. Bangun budaya berhenti untuk memperbaiki masalah dan untuk memperoleh kualitas yang baik sejak awal.

·         Kualitas bagi pelanggan menentukan value proposition Anda.

·         Gunakan semua metode modern yang ada untuk penjaminan kualitas.

·         Bangun kemampuan untuk mendeteksi masalah dan untuk menghentikan dirinya sendiri ke dalam peralatan Anda. Kembangkan sistem visual untuk mengingatkan tim atau pemimpin tim bahwa ada mesin atau proses yang memerlukan bantuan. Jidoka (mesin dengan intelegensi manusia) merupakan fondasi dalam “membangun” kualitas.

·         Bangun sistem pendukung dalam organisasi Anda untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan melaksanakan penanggulangannya.

·         Bangun ke dalam budaya Anda filosofi untuk menghentikan atau memperlambat untuk memperoleh kualitas yang benar sejak awal dalam rangka meningkatkan produktivitas dalam jangka panjang.

Prinsip 6. Standar kerja merupakan fondasi dari peningkatan berkesinambungan dan pemberdayaan karyawan.

¨       Gunakan metode berulang yang stabil di manapun untuk mempertahankan kesamaan, keteraturan waktu, dan keteraturan hasil proses Anda. Ini merupakan fondasi proses mengalir dan sistem tarik.

¨       Tangkap pembelajaran mengenai suatu proses yang terakumulasi hingga titik tertentu dengan menstandarisasikan praktik terbaik saat ini. Perbolehkan ekspresi dan kreativitas individual untuk meningkatkan standar tersebut, kemudian masukkan hal tersebut ke dalam standar baru sehingga ketika seseorang pindah, anda dapat menyerahkan pembelajaran ke orang berikutnya.

Prinsip 7. Gunakan pengendalian visual agar tidak ada masalah tersembunyi.

§       Gunakan indikator visual yang sederhana untuk membantu orang menentukan dengan segera apakah mereka masih berada dalam standar atau sudah menyimpang dari standar tersebut.

§       Hindari penggunaan layar komputer jika hal itu mengalihkan perhatian pekerja dari tempat kerjanya.

§       Rancang sistem visual yang sederhana di tempat di mana pekerjaan dilakukan, untuk mendukung proses mengalir dan sistem tarik.

§       Kurangi laporan Anda hingga menjadi satu lembar kertas jika memungkinkan, sekalipun untuk keputusan finansial Anda yang paling penting.

Prinsip 8. Gunakan hanya teknologi handal yang sudah benar-benar teruji untuk membantu orang-orang dan proses Anda.

·         Gunakan teknologi untuk membantu orang, bukan untuk menggatikan orang. Seringkali yang terbaik adalah memperbaiki suatu proses secara manual sebelum menambahkan teknologi untuk mendukung proses.

·         Teknologi baru sering kali tidak dapat diandalkan dan sulit distandarisasi dan oleh karena itu membahayakan “proses mengalir”. Sebuah proses yang telah terbukti pada umumnya harus diutamakan dari teknologi baru yang belum diuji.

·         Lakukan tes yang sebenarnya sebelum mengadopsi teknologi baru ke dalam proses bisnis, sistem manufaktur, atau produk.

·         Tolak atau modifikasi teknologi yang bertentangan dengan budaya Anda atau yang mungkin mengganggu stabilitas, keandalan, dan prediktabilitas.

·         Meskipun demikian, dorong orang-orang Anda untuk mempertimbangkan teknologi baru ketika mencari pendekatan baru dalam pekerjaan mereka. Implementasikan dengan cepat teknologi yang telah benar-benar dipertimbangkan jika telah dibuktikan melalui percobaan dan dapat meningkatkan aliran dalam proses Anda.

Bagian III: MENAMBAH NILAI UNTUK ORGANISASI dengan

       MENGEMBANGKAN ORANG DAN MITRA KERJA ANDA

Prinsip 9. Kembangkan pemimpin yang benar-benar memahami pekerjaannya, menjiwai filosofi, dan mengajarkannya kepada orang lain.

‡        Kembangkan pemimpin dari dalam organisasi, dan bukan membeli mereka dari luar organisasi.

‡        Jangan memandang pekerjaan seorang pemimpin hanya sekedar menyelesaikan tugas dan memiliki keterampilan mengelola orang. Pemimpin harus menjadi panutan dalam filosofi perusahaan dan cara melakukan bisnis.

‡        Seorang pemimpin yang baik harus memahami pekerjaan sehari-hari secara detil sehingga dia dapat menjadi guru terbaik untuk filosofi perusahaan Anda.

Prinsip 10. Kembangkan orang dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa, yang menganut filosofi perusahaan Anda.

†        Ciptakan budaya yang kuat dan stabil di mana nilai-nilai dan keyakinan-keyakinan perusahaan dianut dan dijiwai selama periode bertahun-tahun.

†        Latih individu dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa untuk bekerja sesuai dengan filosofi perusahaan, untuk mencapai hasil yang luar biasa. Bekerja dengan sangat keras untuk menanamkan budaya secara terus-menerus.

†        Gunakan tim lintas fungsi untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas serta meningkatkan aliran proses dengan menyelesaikan masalah teknis yang sulit. Pemberdayaan muncul ketika orang menggunakan alat-alat untuk meningkatkan perusahaan.

†        Upayakan terus-menerus untuk mengajarkan individu bagaimana bekerja sama sebagai kelompok untuk mencapai sasaran bersama. Kerjasama kelompok merupakan sesuatu yang harus dipelajari.

Prinsip 11. Hormati jaringan mitra dan pemasok Anda dengan memberi tantangan dan membantu mereka melakukan peningkatan.

˜      Hormati mitra dan pemasok Anda dan perlakukan mereka seakan-akan perpanjangan dari bisnis Anda.

˜      Beri tantangan pada mitra bisnis Anda agar tumbuh dan berkembang. Hal ini menunjukkan bahwa Anda menghargai mereka. tetapkan target yang menantang dan bantulah mitra Anda mencapainya.

Bagian IV: MENYELESAIKAN AKAR PERMASALAHAN SECARA TERUS-

       MENERUS UNTUK MENDORONG PEMBELAJARAN ORGANISASI

Prinsip 12. Pergi dan lihat sendiri untuk memahami situasi sebenarnya (genchi genbutsu).

j        Selesaikan masalah dan tingkatkan proses dengan datang ke sumber permasalahan dan secara pribadi mengamati dan meverifikasi data dan bukan hanya berteori berdasarkan apa yang dikatakan orang lain atau yang ditunjukkan di layar komputer.

j        Berpikirlah dan berbicaralah berdsarkan data yang telah Anda veifikasi sendiri.

j        Bahkan para manajer dan eksekutif tingkat tinggi harus pergi dan melihat sendiri masalah yang ada sehingga mereka akan memiliki lebih dari sekedar pemahaman yang dangkal terhadap situasi.

Prinsip 13. Buat keputusan secara perlahan-lahan melalui konsensus, pertimbangkan semua pilihan dengan seksama, kemudian implementasikan keputusan itu dengan sangat cepat.

À      Jangan mengambil satu arah tunggal saja dan menjalankan yang satu itu saja sebelum Anda mempertimbangkan seluruh alternatif dengan seksama. Setelah Anda memilih, jalankan dengan cepat tapi hati-hati.

À      Nemawashi adalah proses untuk membahas masalah dan potensi solusinya dengan semua pihak yang terkena dampak oleh masalah tersebut, untuk mengumpulkan ide-ide dari mereka, dan untuk mendapatkan persetujuan mengenai langkah mana yang perlu diambil. Proses konsensus ini, meskipun menghabiskan banyak waktu, membantu memperluas pencarian solusi, dan karena keputusan telah diambil, kondisi telah siap untuk diimplementasikan dengan cepat.

Prinsip 14. Menjadi suatu organisasi pembelajar melalui refleksi diri tanpa kompromi (hansei) dan peningkatan berkesinambungan (kaizen).

®      Setelah Anda mendapatkan proses yang stabil, gunakan alat-alat peningkatan berkesinambungan untuk mencari akan penyebab inefisiensi dan terapkan cara penanggulangan dengan efektif.

®      Rancang proses yang hampir tidak memerlukan persediaan. Hal ini akan membuat waktu dan sumber daya yang disia-siakan menjadi kelihatan jelas bagi semua orang. Ketika pemborosan terlihat, biarkan karyawan menggunakan proses peningkatan berkesinambungan (kaizen) untuk menghilangkannya.

®      Lindungi pengetahuan dasar organisasi dengan mengembangkan personil tetap, promosi secara perlahan, dan sistem suksesi yang sangat hati-hati.

®      Gunakan hansei (refleksi diri) pada tahap-tahap penting dan setelah Anda menyelesaikan suatu proyek untuk secara terbuka mengidentifikasikan semua kelemahan dari proyek itu. Kembangkan jalan keluar untuk menghindari kesalahan yang sama.

®      Belajar dengan menstandarisasikan praktik-praktik terbaik dan bukan hanya menemukan ulang hal yang sama dengan setiap proyek baru dan setiap manajer baru.

Teori

            Teori yang digunakan oleh Toyota Way adalah semua teori Motivasi klasik. Teori motivasi ini digunakan Toyota way untuk memperbesar pengaruh di Toyota , meskipun ada sediki pergeseran dari teori aslinya. Teori motivasi dari Toyota way di bagi menjadi 2 teori motivasi yaitu teori motivasi internal dan teori motivasi external.

Teori Motivasi Internal	Konsep	Pendekatan Toyota
Hierarki Kebutuhan dari Maslow	Memuaskan kebutuhan tingkat dasar dan mendorong karyawan   untuk mencapai hierarki aktualisasi diri.	Keamanan kerja, gaji yang baik,   kondisi kerja yang aman memuaskan kebutuhan tingkat dasar. Budaya peningkatan berkesinambungan mendukung upaya mencapai aktualisasi diri.
Teori memperkaya pekerjaan Herzberg	Menghilangkan “faktor penyebab ketidakpuasan” (faktor higienis) dan merancang pekerjaan untuk menghasilkan faktor pemuas yang positif (pendorong motivasi).	SR, program ergonomic, menejemen visual, kebijakan sumber daya manusia yang ditunjukkan untuk faktor higienis. Peningkatan berkesinambungan, rotasi pekerjaan dan umpan balik yang mendukung faktor pendorong motivasi.
Teori Motivasi External
Menejemen ilmiah Taylor	Melakukan seleksi ilmiah, merancang pekerjaan yang terstandardisasi, melatih dan memberi penghargaan dengan uang, kinerja dibandingkan dengan standar.	Semua prinsip menejemen ilmiah diikuti, tapi pada tingkat kelompok dan bukan pada tingkat individu dan berdasarkan pada keterlibatan karyawan.
Modifikasi perilaku	Konsep: memperkuat perilaku pada saat perilaku terjadi secara alami.	Pendekaan Toyota: proses mengalir secara continue dan andon menghasilkan lead time yang pendek untuk umpan balik yang cepat. Pemimpin selalu ada di lantai kerja dan memberikan penguatan.
Penentuan sasaran	Konsep: menentukan sasaran menantang yang spesifik, terukur dapat dicapai dan mengukur tingkat kemajuan.	Pendekatan Toyota: menentukan sasaran yang memenuhi kriteria-kriteria ini melalui Hoshin kanri (policy deployment). Pengukuran yang terus menerus-terhadap target.

            Yang paling diutamakan oleh Toyota Way adalah Teori Motivasi Internal karena di dalam teori ini memiliki karakteristik intrinsik dalam pekerjaan yang memotivasi para pekerja untuk bekerja keras dan melakukan pekerjaan berkualitas. Sedangkan teori Motivasi Eksternal mengasumsi bahwa orang terdorong oleh faktor eksternal, penghargaan, hukuman dan ukuran pencapaian tujuan. Toyota memakai seluruh pendekaan ini untuk memotivasi karyawannaya.

Sumber           :

Liker, J.K. 2004. The Toyota Way, 14 Management Principles from The World’s Greatest

Manufacturer. McGraw-Hill Co.

http://aguswibisono.com/2009/the-toyota-way/       

Analisis :

            Menurut pendapat saya, produk Toyota dapat berkembang dengan pesat di pasaran karena Toyota memakai beberapa prinsip-prinsip kinerja yang dirancang untuk mencapai kesuksessan sampai saat ini. Selain itu Toyota juga memakai beberapa teori untuk menunjang produknya. Salah satunya ialah teori motivasi internal. Di mana teori ini untuk memberi motivasi atau semangat kepada karyawan-karyawan agar lebih giat lagi dalam bekerja. Dan Toyota memiliki manajemen yang sangat bagus, karena rancangannya dan sistematika cara kerjanya tersusun dan terstruktur dengan baik serta rapi.

            Toyota Way mempunyai kedalaman hingga ke tingkat pemahaman dasar dari cara yang paling efektif untuk “memahami, berfikir dan merasakan” yang terkait dengan masalah-masalah. Hal-hal seperti genchi genbutsu, mengenali pemborosan, pertimbangan yang seksama dalam pengambilan keputusan, dan fokus untuk dapat bertahan dalam jangka panjang adalah DNA dari Toyota.

            Toyota Way “diciptakan, ditemukan dan dikembangkan” selama beberapa dasawarsa di mana para manajer dan insinyur Toyota yang berbakat, seperti Ohno, “belajar untuk mengatasi permasalahan mereka (Toyota) mengenai adaptasi eksternal dan integrasi internal.” Sejarah Toyota sangatlah penting karena kita mengerti tantangan dan konteks yang membawa menuju pemecahan permasalahan aktif di lantai pabrik, bukan teorits, dan dilakukan dari atas ke bawah (top-down).

            Toyota Way secara eksplisit “diajarkan kepada anggota-anggota baru“. Toyota bahkan melakukan seminar tentang Toyota Way, tapi itu hanya bagian dari proses belajar. Toyota Way secara eksplisit diajarkan dengan cara Anda seharusnya menyebarkan budaya–melalui tindakan dalam pekerjaan sehari-hari di mana pemimpin memberikan contoh. Jane Beseda dari Toyota Sales menjelaskan: Toyota Way sesuai dengan semua yang mereka (anggota kelompok) lakukan  setiap jam sepanjang hari. Sehingga mereka berenang dalam budaya dan filosofi ini. Kami selalu melakukan proyek-proyek kaizen. Itu adalah bagian dari diri kami.