A.
Pengertian Pengawasan (Controlling)
Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus
dilaksanakan oleh seorang controller (pengawas). Pengontrolan merupakan proses
umum dari standar baku dalam mencapai tujuan organisasi, membandingkan
pelaksanaan yang sebenarnya dengan standar-standar tersebut. Kemudian, apabila
diperlukan mengambil tindakan perbaikan untuk mengembalikan kinerja kepada
standar-standar tersebut.
Pengontrolan
dicapai ketika prosedur perilaku dan pekerjaan disesuaikan dengan standar yang
ada dan tujuan perusahaan dapat dipenuhi. Namun, pengontrolan bukanlah sekedar
proses yang dilakukan setelah suatu kejadian.[1]
Pengawasan dilakukan untuk
menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah
dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap
tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi
penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan.
Seorang controller
(pengawas) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan
rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian
perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang
memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh
karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.
Pengawasan (Controlling) dapat
diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif
pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian
memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif
pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan
terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di
segala bidang.
Sedangkan
dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan
pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain
tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa
pakar ekonomi, antara lain :
1.
Earl P Strong : Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
2.
Haroold Koontz : Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan
kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai
tujuan-tujuan perusahaah dapat terselenggara.
3.
G. R. Terry : Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang
harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan,
menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga
pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.[2]
B.
Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan
dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan
kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.
Begitu pula dengan seluruh
unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa
fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah
tujuannya.[3]
Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :
1. Menetapkan standar prestasi.
2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya
dengan standar yang telah ditetapkan.
3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang
tidak sesuai dengan standar.
Pengontrolan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan
manajemen tercapai. [4]
C.
Prinsip-prinsip Pengontrolan
Beberapa ide dasar tertentu
sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol. Prinsip-prinsip kontrol
terdiri dari :
1. Titik Kontrol Strategis (Strategic Point
Control)
Kontrol terbaik hanya bisa
diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diketahui
dan diperhatikan khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha
mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan
mengurangi perhatian atas masalah penting.
2. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah proses
penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar informasi prestasi. Manajemen
banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan
nampaknya tidak berhubungan.
3. Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)
Setiap sistem kontrol harus
peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian
diri dengan perkembangan-perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem
kontrol itu sendiri.
4. Kesesuaian Organisasi (Organizational
Suitability)
Kontrol harus terpola untuk
keperluan organisasi. Arus informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan
harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan
kegiatan atau operasi, seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan
memberikan kontrol terhadap semua bagian.
5. Kontrol Diri (Self Control)
Unit-unit dapat
direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu department dapat
mempunyai tujuan masing-masing serta sistem kontrolnya, kontrol yang terperinci
dapat ditangani didalam perusahaan itu sendiri.
6. Kontrol Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus
didesain untuk memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol.
Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh
spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena
mengenal langsung prestasinya.
7. Faktor Manusia (Human Factor)
Tiap sistem kontrol yang
menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara psikologis bagaimana orang itu
memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi
kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu.[5]
D.
Macam dan Jenis – jenis
Pengawasan
Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari
beberapa segi antara lain:
1.
Menurut Ruang Lingkupnya
Ø
Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang
meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan.
Ø
Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang
bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.
2.
Menurut Pihak yang
Mengawasi
Ø Internal control, yaitu pengawasan yang
dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu
sendiri.
Ø External control, yaitu pengawasan yang
dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan.
Ø Direct Control, yaitu pengawasan yang
dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan (pengawasan langsung).
Ø Indirect Control, yaitu pengawasan yang
dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro,
atau kepala bagian (pengawasan tidak langsung).
Ø Formal Control, yaitu pengawasan yang
dilakukan oleh masyarakat (sosial control), misalnya oleh berbagai media.
E.
Pengawasan merupakan Aspek
Penting dalam Manajemen
Dalam hal ini, terdapat
beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap organisasi :
1. Adanya perubahan di
lingkungan organisasi
Menyebabkan fungsi
pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan-perubahan tersebut
segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan dan
peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan
teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul.
2. Organisasi menjadi semakin
kompleks
Pada umumnya organisasi
saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi
terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian juga jika
banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga kualitas dan
profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti.
3. Timbulnya
kesalahan-kesalahan dalam bekerja
Untuk mendeteksi adanya kesalahan
yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi
pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin sederhana
manajemen melakukan fungsi pengawasan.
F.
Sifat dan Waktu Pengawasan.
Sifat dan waktu pengawasan atau controlling dibedakan atas :
1.
Preventiv Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum
kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa
cara, yaitu :
Ø
Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan
dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
Ø
Membuat pedoman–pedoman kerja.
Ø
Menetapkan sanksi–sanksi terhadap pembuat
kesalahan.
Ø
Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan
tanggung jawab.
Ø
Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
Ø
Menentukan sistem koordinasi pelaporan
dan pemeriksaan.
2.
Represive Control
Pengawasan yang dilakukan
setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi
pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan
dengan cara-cara sebagai berikut :
Ø
Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan
dan mencari solusinya.
Ø
Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan,
termasuk kegiatan para penanggungjawabnya.
Ø
Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan
terhadap pembuat kesalahan.
Ø
Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para
petugas pelaksana.
3.
Pengawasan yang dilakukan
di tengah proses penyimpangan terjadi.
Pengawasan ini dilakukan di
tengah proses penyimpangan yang terjadi untuk menghindarkan kegagalan
pelaksanaan rencana.
4.
Pengawasan berkala
Pengawasan berkala yaitu
pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal
sekali atau satu tahun sekali.
5.
Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah
pengawasan yang dilakukan secara mendadak tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.
G. Karakteristik Sistem Pengawasan yang Efektif
1. Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak
mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi
suatu penyimpangan.
2. Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan
dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk
perbaikan.
3. Obyektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem
pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya.
4. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan
sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi
penyimpangan dari standar.
5. Ekonomis ; biaya untuk implementasi
sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem
itu.
6. Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih
mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau
memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru.
7. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem
tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota
organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi,
tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan.
8. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
-
Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi.
-
Informasi pengawasan harus sampai kepada orang
yang memerlukannya.[6]
H.
Cara – Cara Pengawasan yang
Baik
1. Pengawasan harus mendukung
sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara pengawasannya
pun berbeda–beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda.
2. Pengawasan harus segera
melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat
diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang
akan dilakukan.
3. Pengawasan harus
berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang
mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.
4. Pengawasan harus akurat dan
obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan suatu ukuran
sebagi pedoman pelaksanaannya.
5. Pengawasan harus fleksibel.
Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk
situasi yang memungkinkan.
6. Pengawasan harus serasi
dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka hal itu harus
diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan
organisasi.[7]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang telah dirangkum dari bagian
awal sampai akhir:
1. Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus
dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).
2. Fungsi pengawasan
dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan
kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu
ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan
balik.
3. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik Kontrol
Strategis (Strategic Point Control),
Umpan Balik (Feedback), Kontrol yang
Fleksibel (Flexible Control),
Kesesuaian Organisasi (Organizational
Suitability), Kontrol Diri (SelfControl),
Kontrol Langsung (Direct Control),
Faktor Manusia (Human Factor).
4. Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada beberapa
macam dan jenis pengawasan, yaitu menurut ruang lingkupnya, obyek pengawasan,
pihak yang mengawasi, dan waktu.
5. Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen
karena jika adanya perubahan di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin
kompleks, jika timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja, manajemen akan
mampu menghadapi semua tantangan tersebut dan kebutuhan manajer untuk
mendelegasikan wewenangnya.
6. Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive control,
pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian
berkala, dan pengendalian mendadak.
7. Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat,
tepat waktu, obyektif dan komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan
strategis, ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi,
dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
8. Cara-cara pengawasan yang baik itu, diantaranya
pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera
melaporkan setiap ada penyimpangan, harus berorientasi jauh kedepan, harus
akurat dan obyektif, harus fleksibel, harus serasi dengan pola organisasi.
Hazil, dan
Panglaykim, Manajemen Suatu Pengantar,
Jakarta: Ghalia Indonesia,
1986.
Siswanto, Bedjo,
Management Modern, Bandung: Sinar
Baru, 1990.
Terry, R.
George, Guide to Management, Jakarta:
Bumi Aksara, 1993.
William, Chuck, Manajemen, Jakarta: Salemba Empat, 2001.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar