Kelompok 9

BAB II

PENDAHULUAN

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah, atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian.

Pergorganisasian (organizing) merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementasi dan pembagian kerja.

Pengertian pengorganisasian mempunyai bermacam-macam arti. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.      Cara manajemen merancanang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.      Bagaimanana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti oleh penguasaan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.      Hubungan-hhubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.

4.      Cara dalam mana manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

 Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur  serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan  dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1.      Pemerincihan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Pembagian bebean pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat dielesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3.      Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Yang mencakup aspek-aspek orrganisasi dan proses pengorganisasian yaitu:

1)      Pembagian kerja

2)      Departementasi

3)      Bagan organisasi formal

4)      Rantai perintah dan kesatuan perintah

5)      Tingkat-tingkat hirarki manajemen

6)      Saluran komunikasi

7)      Penggunaan komite

8)      Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan

STRUKTUR  ORGANISASI

            Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal dengan nama organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan dan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang  yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

            Adapun factor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1.      Strategi organisasi  untuk mencapai tujuan. Chandler telah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studynya pada perusahaan-perusahaan industry di Amerika. Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa “struktur mengikuti strategi”. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

2.      Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi

3.      Anggota (karyawan ) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputuwsan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungandi antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Disamping itu, orang-orang diluar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

4.      Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentukstruktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisassi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan berkenaan spesifikasi tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi)

2.      Standarisasi kegiatan, merupakn prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan

3.      Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembbuatan keputusan

5.      Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

Pembagian kerja

Tujuan sutu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labour) yang memungkinkan synergy terjadi.

Sebagai contoh, pembagian tim dalam sepak bola : diaman ada manajer tim, kepala tim, asisten pelatih, dokter, tim penjaga gawang, dan lain sebagainya. Pembagian kerja ini efektif karena bila hanya komponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan yang besar diminimumkan. Lebih dari itu, pembagaian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktifitas.

Namun demikin, bebrapa penulis telah menunjukkan adanya konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengtan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat  menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

Bagan Organisasi Formal

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut:

1.      Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satu organisasi mana yang bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

2.      Manager dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi.

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional atau yang lainnya (departementalisasi)

5.      Tingkatan managemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manager dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki managemen.

Bentuk-bentuk bagan Organisasi

Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi yaitu :

1.      Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2.      Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.

3.      Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4.      Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

DEPARTEMENTALISASI

            Ada beberapa cara dimana organisasi dapat memutuskan pola organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau departementasi.

Bentuk-bentuk departementalisasi:

1.      Fungsi : pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan

2.      Produk dan jasa : divisi mesin cuci, lemari es, telivisi

3.      Wilayah : divisi : DKI Jakarta, Jawa barat, Jawa Tengah, Operasi Internasional

4.      Langganan : penjualan indrustri, pedagang eceran, pemerintah militer, atau konsumen

5.      Proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing.

6.      Waktu : kelompok kerja dapat dibagi menjadi shift pertama, kedua atau ketiga

7.      Pelayanan : bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi, dan kelas turis dalam pelayanan di pesawat terbang.

8.      Proyek dan Matriks : digunakan oleh perusahaan-perusahaan kontruksi dengan tekhnologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi energi.

Departementelisasi fungsional

            Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan- kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programer komputer dan sebagainya.

            Kebaikan pendekatan fungsional

            Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan managemen puncak lebih ketat terhadap fungsi- fungsi.

            Kelemahan struktur fungsional

            Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya dan menyebabkan para anggotanya berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Departementalisasi Divisional

            Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

·         Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan lainnya.

Contoh bagan organisasi divisional suatu perusahaan manufakturing atas dasar produk.

Presiden Direktur        :

ü  Manajer umum divisi produk-produk elektronik à personalis, produksi, keuangan, pemasaran.

ü  Manager umum divisi produk-produk kendaraan bermotor

ü  Maneger umum divisi produk-produk mesin diesel à personalis, produksi, keuangan, pemasaran.

ü  Manager umum divisi produk-produk alat rumah tangga

·         Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah

Adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Perusahaan yang menjual produknya di berbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manegar tersendiri (area manager) untuk setiap wilayah.

·         Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.

Depertementalisasi si langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada pengguanaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi langganan terutama digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.

·         Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan

Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-pelaratan yang digunakan memerlukan keterampilan-keterampilan pengoprasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya.

Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah. Kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya pada operasi divisinya, bertanggungjawab atas laba atau rugi, bahkan mungkin bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahhaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan kesatuan yang bebas seperti perusahaan yang terpisah. Dalam hal ini, seorang manager divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepla divisi terbatas bila keputusan-keputusan nya akan mempengaruhi kegatan divisi-divisi lain.

Kebaikan struktur divisional

1.      Melakukan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.

2.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.

3.      Merumuskan tanggungjawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas pertasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.

4.      Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategis lebih luas dan memungkinkan kosentrasi penuh pada tugas-tugas.

5.      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

6.      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi

7.      Tempat latihan yang baik bagi para maneger strategis

Kelemahan Struktur divisional

1.      Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sumber daya sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.

2.      Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manager-manager divisi

3.      Madalah kebijakansanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.

4.      Dapat menimbulkan tidak konsistensinya kebijaksanaan antara divisi-divisi.

5.      Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.

Organisasi Proyek dan Matriks

            Bentuk organisasi proyek dan matriks adalan tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departemtalisasi lainnya. Struktur proyek dan matriks bertujuan untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional yang menghindari kekurangan-kekurangannya. Kedua bentuk departementalisasi proyek dan matriks mencakup cara-cara penggabungan personalia organisasi dengan berbagi spesialisasi untuk menyelesaikan suatu tugas.

·         Struktur organisasi proyek

Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Seorang manager proyek mempunyai wewenang memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek. Bila proyek telah diselesaikan, tim dibubarkan. Dan para angota tim kembali kedepartemen-departemen fungsioanal asalnya, sampai ada proyek baru.

·         Struktur organisasi matriks

Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional atau divisional.

Kebaikan organisasi matriks

1.      Memaksimumkan efesiensi penggunaaan manager-manager fungsional.

2.      Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan yang merupakan tempat latihan yang baik bagi manager-manager strategik.

3.      Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan managemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaaan.

4.      Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreatifitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam.

5.      Menstimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek

6.      Membebaskan managemen puncak untuk kepercayaan.

Kelemahan Organisasi Matriks

1.      Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif

2.      Sangat memerlukan koordinasi horisontal dan vertikal

3.      Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan antar pribadi

4.      Mendorong pertentangan kekuasaan yang lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan

5.      Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki

6.      Sangat mahal untuk diimplementasikan

KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI

            Organisasi mempunyai tiga tipe uatama kelompok-kelompok kerja formal :

·         Kesatuan tugas khusus (task forces)

Dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Keberadaan kesatuan ini hanaya sampai masalah atau tugas khusus terselesaikan. Kesatuan ini dibentuk untuk masalah atau tugas yang sifatnya kompleks dan melibatkan beberapa satuan organisasi.

·         Panitia tetap (standing committees) dan apnitia Ad hoc.

Panitia tetap (pania struktural) adalah bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi. Sedangkan panitia ad hoc mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, namun hanya sifatnya tidak tetap. Tujuan dibentuknya panitia managemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran managemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.

·         Dewan dan komisi

Dewan (boards) diibentuk dari individu-individu yang pilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat masyrakat atau swasta. Sedangkan komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislatif atau pengaturan, seperti komisi perdagangan , komisi harga, dan sebagainya.

Kegunaan panitia

1.      Keputusan-keputusan dengan kualitas baik

2.      Meningkatkan penerimaan.

3.      Memperbaiki koordinasi.

4.      Tempat latiahan bagi manager

5.      Penyebar kekuasaan

6.      Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenagkan

Kerugian panitia

1.      Pemborosan waktu dan uang

2.      Dominasi ndividu

3.      Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu

4.      Kurangnya tanggungjawab

ORGANISASI INFORMAL

            Perbedaan pokok antara organisasi formal dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen, organisasi informal berdiri diatas stuktur yang tidak jelas, fleksibel, sulit didefisinikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang khusus. Argyris mengemukakan 4 (empat) bidang utama di mana organisasi formal dan informal berbeda :

1.      Hubungan hubungan antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan diantara orang-orang digambarkan jelas. Sedangkan pada organisasi informal hubungannya sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2.      Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih daalam informal.

3.      Pengendalian prilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman. Sedangkan kelompok-kelompok informal mengendalikan pada anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4.      Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawah-bawahannya lebih tergantung daripada para anggota suatu kelompok informal.

·         Fungsi-fungsi yang dilaksanakan

1.      Menetapkan, memperkuat, meneruskan norma-norma dan nilai-nilai sosial budaya penting para anggota kelompok.

2.      Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manager.

3.      Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan.

4.      Memberikan kepuasan dan status sosial kepada anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal.

·         Masalah masalah yang diciptakan.

Kelompok-kelompok informail ini walaupun tidak ditetapkan secara formal oleh organisasi, dapat menyebabkan timbulnya berbagai masalah bagi manager. Masalah-masalah tersebut antara lain adalah bahwa kelompok-kelompok informal menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan, menyebarkan desas-desus, dan mengembangkan keseragaman diantara para anggota, termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.

·         Sikap managemen terhadap organisasi informal.

Sikap yang paling baik adalah memahami mencari persesuaian, dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok-kelompok informal. Managemen organisasi formal lebih memusatkan perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi , dan organisasi informal memberikan kepaduan, kerjasama, dan kepuasan sosial bagi para anggota organisasi.