BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perencanaan
Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.[1]
Planning berarti : Memilih dan menghubung-hubungi kenyataan dalam kita membayangkan dan merumuskan tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dari perumusan di atas ini dapat kita tarik kesimpulan-kesimpulan ini.
a. Perencanaan harus didasarkan pada kenyataan, pada data dan keterangan yang konkret, tidak pada bagaimana maunya kita, keinginan kita dan sebagainya.
b. Perencanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imaginasi, dan kesanggupan melihat ke depan.
c. Perencanaan mengenai zaman datang dan tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan jika ada rintangan-rintangan tiba-tiba muncul atau kesulitan-kesulitan mengganggu lancarnya usaha.
ü Empat tahap dasar perencanaan:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini
Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap ini memerlukan informasi-informasi terutama keuangan dan data statistic yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mancapai tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternative-alternatif tersebut dan pemilihan alternative terbaik di antara berbagai alternatif yang ada.
ü Faktor yang mempengaruhi perencanaan
ü Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
ü Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternative-alternatif.
ü Jumlah (rentangan) waktu yang dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
ü Ada dua alasan perlunya perencanaan, perencanaan dilakukan untuk mencapai:
1. Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
ü Manfaat perencanaan:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu, usaha, dan dana.
ü Kelemahan Perencanaan:
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi..
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
ü Pendekatan dalam Pembuatan Perencanaan
Manajer menggunakan sejumlah pendekatan perencanaan untuk berfokus pada orgsnisasi ke arah kinerja yang tinggi. Di antara pendekatan populer yang sering digunakan adalah management by objectives, rencana sekali pakai (single us plan), rencana untuk beragam kegunaan (standing plan), dan rencana berkesinambungan atau berskenario (contingency plan).
1. MANAGEMENT BY OBJECTIVES
Management by objectives (MBO) adalah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan dari setiap departement, proyek, dan orang serta menggunakannya untuk mengawasi kinerja berkelanjutan. Empat kegiatan utama harus ada agar pelaksanaan MBO dapat berhasil, diantaranya :
· Menetapkan tujuan (set goal). Ini merupakan langkah yang sulit dalam MBO. Tujuan yang baik seharusnya konkret dan realistis, memberikan target yang spesifik dan jangka waktu tertentu, serta melakukan tanggung jawab. Tujuan dapat bersifat kauntitatif atau kualitatif, tergantung apakah hasilnya terukur. Tujuan seharusnya disusun bersama – sama. Kesepakatan bersama antara karyawan dan penyelia membuat komitmen paling kuat untuk mencapai tujuan,
· Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan). Sebuah rencana pelaksanaan menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Rencana pelaksanaan disusun untuk inidividu sekaligus departemen.
· Meninjau kemajuan yang dicapai (review progress). Kemajuan secara periodik adalah hal penting untuk menjamin rencana pelaksanaan dijalankan dengan baik. Pemeriksaan ini dapat dilakukan secara informal antara manajer dengan bawahan. Pemeriksaan periodik ini membuat manajer dan karyawan memerhatikan apakah mereka berada dalam target atau tindakan korektif yang diperlukan. Manajer dan karyawan seharusnya tidak terbatas pada perilaku yang telah ditentukan sebelumnya dan harus melakukan langkah apapun yang diperlukan untuk menghasilkan sesuatu yang berarti.
· Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance). Langkah akhir dari MBO adalah secara cermat mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah dicapai baik oleh individu maupun departemen. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari sistem penilaian kinerja dan arah dari kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya.
2. RENCANA SEKALI PAKAI DAN RENCANA UNTUK BERAGAM KEGUNAAN
Rencana sekali pakai (single-use plan) dikembangkan untuk mencapai sejumlah tujuan yang tidak akan diulangi di masa depan. Rencana untuk beragam kegunaan (standing plan) merupakan rencana yag kali yang sedang dijalankan,digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas-tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi. Rencana sekali pakai umumnya meliputi perogram dan proyek. Rencana untuk beragam kegunaan yang utama misalnya adalah kibijakan, peraturan dan prosedur organisasi.
3. RENCANA BERKESINAMBUNGAN
Recana berkesinambungan (contingency plan), terkadang disebut sebagai sekenario,menjelaskan respon perusahaaan yang dilakukan pada keadaan darurat, kemunduran, atau kondisi yang tidak diharapkan lainnya. Untuk mngembangkan rencana berkisinambungan ini, manajer mngindentifikasi faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan, seperti ke inflasi, perkembangan teknologi atau kecelakaan keamanaan.
4. PERENCANAAN MANAJEMENT KRISIS
Suatu perencanaan berkesinambungan khusus disebut sebagai perencanaan manajement krisis. Terkadang, beberapa peristiwa terjadi sangat mendadak dan merusak sehingga membutuhkan respon segera. Agar manajer dapat merespon dengan baik, maka mereka perlu rencana yang di susun dengan teliti dan terkoordinasi. Tahap pencegahan meliputi aktivitas yang dilakukan manajer dalam usahaya untuk mencegah timbulnya krisis dan mendeteksi tanda – tanda peringatan dari krisis yang potensial. Tahap persiapan meliputi perencanaan detail untuk mengatasi krisis yang timbul. Penahanan berfokus pada respon organisasi atas krisis aktual dan permasalahan yang mungkin timbul selanjutnya.
Pencegahan. Walaupun peristiwa yang tidak diharapkan dan bencana akan terjadi, para manajer harus semampunya melakukan pencegahan krisis. Salah satu bagian penting dari tahap pencegahan ini adalah membangun hubungan atau kerja sama dengan pihak yang terlibat dalam aktifitas perusahaan seperti karyawan, pelanggan, pemasok, pemerintah, serikat kerja, dan masyarakat.
Komunikasi yang terbuka dengan karyawan, pelanggan, dan seluruh pemegang kepentingan membuat organisasi dan mereka mendapat pemahaman lebih baik antara satu sama lain dan mengambangkan rasa hormat di antara masing – masing.
Persiapan. Tiga langkah dalam tahap persiapan ini adalah mengarahkan tim manajemen krisis dan juru bicara, membentuk rencana manajemen krisis yang rinci. Dan menyiapkan sistem komunikasi yang efektif. Tiap organisasi seharusnya juga menugaskan seorang juru bicara yang akan menjadi corong komunikasi perusahaan saat krisis. Juru bicara ini dalam banyak kasus adalah pemimpin utama organisasi.
Rencana manajemen krisis (krisis management plan - CMP) harus disusun secara rinci, rencana tertulis yang menjelaskan langkah – langkah yang diambil, dan oleh siapa, jika krisis timbul. Rencana ini harus berisi informasi lengkap dari anggota tim manajemen krisis, dan juga lembaga luar organisasi seperti anggota situasi darurat, perusahaan asuransi, dan lainnya. Rencana ini juga meliputi jaminan keamanan atas karyawan dan pelanggan, prosedur penyelematan data dan pengoperasian kembali sistem komputer dan perlindungan terhadap informasi penting, rincian tentang ke mana orang – orang harus pergi dievakuasi, rencana tempat kerja alternatif jika dibutuhkan, dan petunjuk dalam menghadapi media dan komunikasi dengan pihak luar lainnya. Sejumlah perusahaan mendistribusikan kartu yang menginformasikan karyawan tentang prosedur evakuasi dan apa yang harus dilakukan saat evakuasi terjadi.
Penahanan. Jumlah krisis tidak dapat dihindari, walaupun banyak persiapan yang telah dilakukan organisasi. Saat krisis menyerang, respon dalam waktu singkat adalah hal yang snagt penting. Tim harus dapat mengimplementasikan rencana manajemen krisis dengan cepat, maka pelatihan dan ujin coba adalah hal yang penting. Selain itu, organisasi juga harus “memberikan kebenaran” terhadap karyawan dan publik secepat mungkin.
2.1.1 Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif.
FAKTUAL ATAU REALISTIS. Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.
LOGIS DAN RASIONAL. Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.
FLEKSIBEL. Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.
KOMITMEN. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
KOMPREHENSIF. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi denagn bagian lain di perusahaan.
2.2 Fungsi Perencanaan
2.2.1 Fungsi-Fungsi Perencanaan
- Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu denagn cara yang lebih terkoordinasi. Perusahaan yang tidak mejalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.
- Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah di luar perkiraan kita, sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.
- Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya organisasi yang digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiata dijalankan. Denagn demikian, pemborosan yang terkait denagn penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi peningkat.
- Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Penagawasan Kualitas
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaandan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, membandingkan antara standar yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Dengan pengertian tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetepan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan.
2.2.2 Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya
ü Hubungannya dengan pengorganisasian dan penyusunan personalia
Pengorganisasian adalahn proses pengaturan kerja sama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.
ü Hubungannya dengan pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
ü Hubungannya dengan pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat, sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Pengawasan bertindak sebagai kriteria pelaksanaan kerja terhadap rencana, pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru.
2.3 Jenis-Jenis Perencanaan
Perencanaan bukanlah semata-mata fungsi top management. Benar, mereka mencurahkan lebih banyak waktu untuk membuat rencana dari pada manajemen pada tingkat menengah dan tingkat bawah, akan tetapi kenyataan adalah bahwa setiap manager harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Rencana dapat mengambil bentuk bermacam-macam, sebagai berikut :
1. Kebijaksanaan (policy) dari pimpinan, yang menjadi pedoman dalam pemikiran dan penindakan bawahannya. Mereka tidak mutlak mengikuti saja kebijaksanaan itu. Karena policy tidaklah dapat diperinci, maka bagi mereka diberi ruang untuk menafsirkan dan mempertimbangkannya dalam tindakan-tindakannya sehari-hari.
2. Prosedur ini adalah rencana yang meliputi pemilihan tindakan yang harus diambil kelak. Umpamanya: pengeluaran biaya oleh seorang eksekutif atau pedagang keliling harus melalui suatu prosedur tertentu. Demikian pula pengambilan cuti oleh pegawai dan buruh dsb.
3. Budget suatu ikhtisar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil itu, yang dicatat dalam angka-angka. Bahwa pembuatan budget ini adalah suatu rencana yang penting sekali, adalah tentang kiranya.
4. Program adalah campuran antara kebiksanaan dan prosedur yang biasanya didukung oleh budget dan dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan di masa dekat atau jauh. Yang kita maksudkan dengan rencana, dalam hal ini meliputi policy, prosedur budget dan program.
2.3.1 Tipe-Tipe Perencanaan dan Rencana
Ada lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sbb:
1. Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda.
2. Tingkatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruahan akan lebih kompleks dari pada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.
3. Karakteristik-karakteristik rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif, dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin lama rentang waktu antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dsb. Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi. Perencanaan ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
2.3.2 Jenis Perencanaan
· Dua tipe utama rencana:
1. Rencana-rencana strategik, yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
2. Rencana-rencana operasional, penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
· Rencana Strategik
Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi. Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan. Strategi menghubungkan sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya dengan tantangan dan risiko yang harus dihadapi dari lingkungan di luar perusahaan.
Perencanaan strategik adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut, dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.
ü Alasan pentingnya perencanaan strategik:
1. Perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya harus diambil.
2. Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.
ü Langkah-langkah proses penyusunanperencanaan strategik
1. Penentuan misi dan tujuan
2. Pengembanganprofil perusahaan
3. Analisa lingkungn eksternal
4. Analisa internal perusahaan
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis
6. Pembuatan keputusan strategik
7. Pengembangan strategi perusahaan
8. Implementasi strategi
9. Peninjauan kembali dan evaluasi
ü Kebaikan perencanaan strategik
1. Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi.
2. Membantu para manajer dalam pembuatan keputusan.
3. Meminimumkan kemungkinan kesalahan.
ü Kelemhan perencanaan strategik
1. Perencanaan strategik membutuhkan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar.
2. Penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya.
3. Perencanaan strategik kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.
· Rencana Operasional
ü Dua tipe rencana-rencana operasional:
1. Rencana sekali pakai, dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
2. Rencana tetap, merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
ü Rencana-rencana sekali pakai
Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Tipe-tipe pokok sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran:
1. Program
Program menunjukkan: langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah, urutan dan waktu setiap langkah.
Program-program pokok biasanya ditemui di organisasi dalam bentuk: 1) penelitian, pengembangan dan pengenalan produk atau jasa baru, 2) penganggaran penjualan, persediaan, kebtuhan produksi, dan keuanagan, 3) latihan dan pengembangan personalia untuk menguasai perubahan-perubahan organisasi.
2. Proyek
Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian. Perencanaan proyek adalah tipe perencanaan yang fleksibel untuk menyesuaikan dengan berbagai situasi, proyek adalah peralatan perencanaan yang efektif.
3. Anggaran
Anggaran adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran merupakan peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen penting dari program dan proyek.
ü Rencana-rencana tetap
Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur, dan aturan.
ü Kebijaksanaan, Suatu kebijaksanaan adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan organisasi. Kebijaksanaan dapat menyangkunt masalah-masalah penting ataupun masalah-masalah sederhana.
Alasan manajer puncak menetapkan kebijaksanaan:
1. Mereka merasa hal itu akan meningkatkan efektivitas organisasi
2. Mereka ingin berbagai aspek organisasi mencerminkan nilai-nilai pribadi mereka
3. Mereka hendak menjernihkan berbagai konflik atau kebingungan yang telah terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi.
ü Prosedur standar, kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, disebut “prosedur standar”. Suatu prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Prosedur paling tidak berguna untuk:
1. Menghemat usaha manajerial
2. Memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab
3. Menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien
4. Memudahkan pengawasan
5. Memungkinkan penghematan personalia
6. Membantu kegiatan-kegiatan koordinasi.
ü Aturan, pernyataan bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan hasil kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadian.
ü Perencanaan strategik dan perencanaan operasional
ü
· Perbandingan Perencanaan Strategik dan Perencanaan Operasional
| Perencanaan Strategik dan Perencanaan Operasional | ||
| Pembeda | Perencanaan Operasional | Perencanaan Strategik |
| Pusat bahasan | Maslah-masalah pengoperasian | Kelangsungan dan pengembangan janga panjang. |
| Sasaran | Laba sekarang | Laba diwaktu yang akan datang. |
| Batasan | Lingkungan sumber daya sekarang | Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang. |
| Hasil yang diperoleh | Efisiensi dan stabilitas | Pengembangan potensi mendatang. |
| Informasi | Dunia bisnis sekarang | Kesempatan di waktu yang akan datang. |
| Organisasi Kepemimpinan | Birokrasi/stabil Konservatif | Kewiraswastaan/fleksibel Mengilhami perubahan radikal. |
| Pemecahan masalah | Berdasarkan pengalaman masa lalu Risiko rendah | Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru. Risiko tinggi. |
2.4 Perencanaan Efektif
ü Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana efektif:
1. Penolakan ineternal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.
2. Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perncanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahanyang ditimbulkannya.
ü Cara mengatasi hambatan:
1. Manajer menciptakan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan.
2. Hambatan pada diri perencana dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.
ü Cara untuk menghilangkan penolakan terhadap suatu rencana:
1. Melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan.
2. Mengembangkan pola perencanaan dan implementsi yang efektif.
3. Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya.
4. Bersikap hatu-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi.
5. Meminimumkan gangguan-gangguanyang tidk perlu.
ü Beberapa kriteria untuk menilai efektivitas perencanaan:
1. Kegunaan
2. Ketepatan dan obyektivitas
3. Ruang lingkup
4. Evektifitas biaya
5. Akuntabilitas
6. Ketepatan waktu
[1] Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen, Ed I,Kencana Prenada Media Group, 2009, Jakarta, hlm. 96.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar